Mentions obligatoires sur une facture en Belgique et aux Pays-Bas
Une facture, c'est plus qu'une confirmation de commande avec un logo. Le SPF Finances et l'administration fiscale néerlandaise imposent des mentions précises. Sans elles, votre client ne peut parfois pas déduire la TVA et vous prenez un risque en cas de contrôle. Voici la liste.
La base : ce qui figure sur chaque facture
La Belgique et les Pays-Bas appliquent tous deux la directive TVA européenne, la liste est donc en grande partie la même :
- la date de la facture ;
- un numéro unique et séquentiel (une ou plusieurs séries, jamais deux fois le même numéro) ;
- votre nom et adresse complets, et ceux de votre client ;
- votre numéro de TVA ;
- ce que vous avez livré : description et quantité des biens, ou nature et étendue du service ;
- la date de livraison si elle diffère de la date de facture (ou la date d'un acompte) ;
- le montant hors TVA par taux, avec le prix unitaire et les éventuelles remises ;
- le taux de TVA et le montant de la TVA.
En plus en Belgique
- Depuis le 1er janvier 2026, une facture adressée à une autre entreprise assujettie belge doit être une facture électronique structurée, en pratique Peppol BIS 3.0 via le réseau Peppol. Un PDF seul ne suffit plus. Voir la facturation électronique en Belgique.
- La facture est émise au plus tard le 15e jour du mois qui suit celui où la TVA est devenue exigible.
- Les factures se conservent 7 ans (l'allongement à 10 ans a été annulé par la loi du 18 décembre 2025).
En plus aux Pays-Bas
- Le numéro KvK (registre de commerce) si l'entreprise y est inscrite.
- Une facture de 100 € ou moins (TVA comprise) peut être simplifiée.
- Délai d'émission : au plus tard le 15e jour du mois qui suit la livraison. Conservation : 7 ans.
En cas d'autoliquidation ou de 0 %
Si vous ne facturez pas de TVA, la facture doit dire pourquoi. Pour une livraison intracommunautaire : le numéro de TVA du client et une mention comme « Livraison intracommunautaire exonérée, article 138 de la directive 2006/112/CE ». Pour des services : « Autoliquidation ». Voir l'autoliquidation de la TVA. Si vous relevez du régime des petites entreprises, mentionnez-le également.
Notes de crédit
En cas de remboursement, vous ne modifiez pas la facture d'origine. Vous émettez une note de crédit avec son propre numéro, qui renvoie à la facture initiale et reprend les mêmes mentions, en montants négatifs.
Et pour les particuliers ?
Dans la plupart des cas, une facture n'est pas obligatoire pour un consommateur, en Belgique comme aux Pays-Bas. Beaucoup de boutiques en envoient quand même : les clients la demandent, et elle facilite retours et garantie. Un client professionnel, lui, a droit à une facture complète.
Ce que Shopify ne fait pas
La confirmation de commande de Shopify n'est pas une facture complète. Une numérotation de factures propre, le numéro de TVA des clients professionnels, la mention d'autoliquidation, les notes de crédit et le fichier Peppol sont à prévoir vous-même, ou via une application. Voir créer des factures dans Shopify.
Comment PeppolKit s'en charge
PeppolKit transforme chaque commande payée en facture avec toutes les mentions obligatoires : numéro séquentiel, les deux numéros de TVA, le bon régime de TVA après un contrôle VIES et la mention légale en cas d'autoliquidation. Vous obtenez un PDF et un fichier Peppol BIS 3.0, en français, néerlandais ou anglais. Les remboursements génèrent automatiquement une note de crédit.
Questions fréquentes
Le numéro de facture est-il obligatoire ?
Oui. Chaque facture porte un numéro unique dans une série continue. Plusieurs séries sont permises, mais un numéro ne peut jamais servir deux fois.
Le numéro de TVA du client doit-il figurer sur la facture ?
Oui en cas d'autoliquidation ou de livraison intracommunautaire. En Belgique, le numéro de TVA d'un client professionnel figure aussi sur une facture nationale ordinaire.
Puis-je envoyer un PDF à une entreprise belge ?
Si vous êtes vous-même assujetti en Belgique, plus comme seule facture : depuis le 1er janvier 2026, il faut une facture électronique structurée via Peppol. Vous pouvez joindre un PDF en plus.
Combien de temps conserver les factures ?
7 ans en Belgique et aux Pays-Bas. Pour les ventes déclarées via l'OSS, 10 ans.
Dois-je envoyer une facture aux particuliers ?
En général ce n'est pas obligatoire, mais c'est courant. Exception : pour une vente à distance à un particulier d'un autre pays de l'UE sans OSS, une facture est obligatoire. Un client professionnel a droit à une facture complète.
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Installer dans Shopify Commencez gratuitement avec 10 factures par mois.Explication à titre d'orientation, pas un conseil fiscal. Les règles dépendent de votre situation ; consultez votre comptable ou le SPF Finances.