Factuureisen in België en Nederland: wat moet er op een factuur?

Een factuur is meer dan een orderbevestiging met een logo. De Belastingdienst en de FOD Financiën stellen eisen aan wat erop staat. Klopt dat niet, dan kan je klant de btw soms niet aftrekken en loop je zelf risico bij een controle. Dit is de checklist.

De basis: dit staat op elke factuur

Nederland en België volgen allebei de Europese btw-richtlijn, dus de lijst is grotendeels gelijk:

• de factuurdatum;
• een uniek, opeenvolgend factuurnummer (één of meer reeksen, nooit een nummer dubbel gebruiken);
• je volledige naam en adres, en die van je klant;
• je btw-nummer;
• wat je hebt geleverd: omschrijving en aantal van de goederen, of de aard en omvang van de dienst;
• de datum van levering, als die afwijkt van de factuurdatum (of de datum van een vooruitbetaling);
• het bedrag zonder btw, per btw-tarief, met de prijs per eenheid en eventuele kortingen;
• het btw-tarief en het btw-bedrag.

Extra in Nederland

• Je KvK-nummer, als je bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven.
• Een factuur van € 100 of minder (inclusief btw) mag met minder gegevens: een vereenvoudigde factuur.
• Bewaar je facturen 7 jaar.
• Stuur de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering.

Extra in België

• Sinds 1 januari 2026 moet een factuur aan een andere Belgische btw-plichtige onderneming een gestructureerde e-factuur zijn, in de praktijk Peppol BIS 3.0 via het Peppol-netwerk. Een PDF alleen volstaat dan niet meer. Meer daarover in e-facturatie in België.
• Ook in België reik je de factuur uiterlijk uit op de 15e dag van de maand na de maand waarin de btw opeisbaar werd.
• De bewaartermijn voor facturen is in België 7 jaar (de verlenging naar 10 jaar is met de wet van 18 december 2025 teruggedraaid).

Bij btw verlegd of 0%

Reken je geen btw, dan moet de factuur uitleggen waarom. Voor een intracommunautaire levering zet je het btw-nummer van je klant op de factuur en een vermelding zoals “Intracommunautaire levering, vrijgesteld op grond van artikel 138 van Richtlijn 2006/112/EG”. Bij verlegging van diensten: “Btw verlegd”. Zie btw verlegd naar Belgische bedrijven. Val je onder de kleineondernemersregeling, dan vermeld je dat ook op de factuur.

Creditnota's

Betaal je een klant (deels) terug, dan pas je de oude factuur niet aan. Je maakt een creditnota met een eigen nummer, die verwijst naar de oorspronkelijke factuur en dezelfde gegevens bevat, met negatieve bedragen.

En aan consumenten?

Aan particulieren ben je in Nederland en België in de meeste gevallen niet verplicht een factuur te sturen. Veel webshops doen het toch: klanten vragen erom, en het maakt retouren en garantie eenvoudiger. Bestelt iemand zakelijk, dan heeft hij wel recht op een volledige factuur.

Wat Shopify zelf niet doet

De orderbevestiging van Shopify is geen volledige factuur. Een eigen doorlopende factuurnummering, het btw-nummer van zakelijke klanten, de vermelding bij verlegging, creditnota's bij terugbetaling en een Peppol-bestand moet je zelf regelen, of laten doen door een app. Zie facturen maken in Shopify.

Hoe PeppolKit het regelt

PeppolKit maakt van elke betaalde bestelling automatisch een factuur met alle verplichte gegevens: doorlopend nummer, beide btw-nummers, het juiste btw-regime na een VIES-controle en de wettelijke vermelding bij verlegging. Je krijgt een PDF en een Peppol BIS 3.0-bestand, in het Nederlands, Frans of Engels. Terugbetalingen leveren automatisch een creditnota op.

Veelgestelde vragen

Uitleg ter oriëntatie, geen fiscaal advies. Regels hangen af van je situatie; overleg met je boekhouder of kijk bij de Belastingdienst of de FOD Financiën.