Wat is Peppol? Uitleg voor webshops

Peppol is het netwerk waarlangs bedrijven elkaar e-facturen sturen. In België is het sinds 2026 de standaard voor facturen tussen bedrijven. Wat betekent dat voor je Shopify-winkel?

Peppol in het kort

Peppol is een internationaal netwerk en een set afspraken voor het uitwisselen van facturen en andere zakelijke documenten. Het wordt beheerd door de vereniging OpenPeppol. Een Peppol-factuur is geen PDF, maar een gestructureerd bestand dat de boekhouding van je klant automatisch kan inlezen. Geen overtikken, geen scannen.

Je kunt het vergelijken met e-mail: je kiest zelf een aanbieder, en via die aanbieder bereik je iedereen die ook op het netwerk zit. Bij Peppol heet die aanbieder een access point.

Hoe werkt een access point?

Peppol werkt met vier partijen, het zogeheten vier-hoekenmodel:

1. Jij als verkoper maakt de factuur.
2. Jouw access point controleert en verstuurt hem.
3. Het access point van je klant ontvangt hem.
4. Je klant krijgt de factuur in zijn boekhoudpakket.

Access points zijn gecertificeerd door OpenPeppol. Via een centrale adreslijst zoekt jouw access point op waar je klant zijn facturen wil ontvangen. Je hoeft dus geen e-mailadres of portaal van je klant te kennen, alleen zijn Peppol ID.

Wat is een Peppol ID?

Elk bedrijf op Peppol heeft een adres, het Peppol ID. Dat bestaat uit een code voor het soort nummer, gevolgd door het nummer zelf. De meest gebruikte:

Een Belgisch bedrijf is op Peppol dus meestal te vinden via zijn ondernemingsnummer. Daarom vraagt een webshop die via Peppol factureert bij zakelijke klanten om het btw- of ondernemingsnummer. Hoe je een Peppol ID vindt en controleert, lees je in Peppol ID opzoeken.

Peppol BIS Billing 3.0 en UBL

Het bestand dat over Peppol gaat, volgt de standaard Peppol BIS Billing 3.0. Technisch is dat een UBL-bestand (XML) dat voldoet aan de Europese norm EN 16931, plus extra Peppol-regels. Die regels bepalen bijvoorbeeld welke velden verplicht zijn, hoe btw-bedragen moeten optellen en hoe een btw-vrijstelling wordt aangeduid.

Voldoet een factuur niet aan die regels, dan kan het access point hem weigeren. Het loont dus om elke factuur vooraf te controleren.

Wat moet een Shopify-winkel doen?

Shopify zelf maakt geen Peppol-facturen. Verkoop je aan bedrijven, en zeker aan Belgische bedrijven, dan heb je een oplossing nodig die:

• bij elke betaalde bestelling een correcte factuur maakt, met de juiste btw (ook btw verlegd en OSS);
• daar een geldig Peppol BIS 3.0-bestand van maakt;
• dat bestand via een access point naar je zakelijke klant stuurt;
• bij een terugbetaling een creditnota maakt en ook die verstuurt.

Voor consumenten verandert er niets: zij krijgen gewoon een factuur per e-mail. Wil je weten of je in België verplicht bent om via Peppol te factureren? Lees verplichte e-facturatie in België.

Hoe PeppolKit het regelt

PeppolKit is een Shopify-app die dit voor je doet. Bij elke betaalde bestelling:

• controleert PeppolKit het btw-nummer van een zakelijke klant live bij VIES en kiest het juiste btw-regime;
• maakt het een PDF en een Peppol BIS Billing 3.0-bestand, met doorlopende nummering;
• controleert het elke factuur met de officiële EN 16931- en Peppol BIS 3.0-regels;
• stuurt het de factuur via een gecertificeerd access point van onze partner naar zakelijke klanten op Peppol, en per e-mail naar iedereen;
• maakt het automatisch een creditnota als je een bestelling terugbetaalt.

Verzending via Peppol zit in elk plan, ook in het gratis plan, zonder kosten per factuur. Voor de activering doen we eenmalig een identiteitscontrole van je bedrijf. Bekijk de prijzen.

Uitleg ter oriëntatie, geen fiscaal advies.