Envoyer une facture Peppol : comment ça marche

Envoyer une facture Peppol, ce n'est pas envoyer un e-mail avec une pièce jointe. La facture part sous forme de fichier structuré, via un point d'accès certifié, vers le point d'accès de votre client. Voici les étapes.

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Le trajet d'une facture Peppol : de votre système, via deux points d'accès, jusqu'à la comptabilité de votre client.

De quoi avez-vous besoin ?

Un point d'accès. C'est le prestataire certifié qui vous connecte au réseau Peppol. Vous n'envoyez pas vous-même, le point d'accès le fait pour vous. Voir ce qu'est un point d'accès Peppol.
Une facture sous forme de fichier structuré. En Europe, c'est le plus souvent un fichier XML UBL selon Peppol BIS Billing 3.0. Un PDF seul n'est pas une facture électronique.
L'identifiant Peppol de votre client. Pour les entreprises belges, c'est presque toujours 0208 suivi du numéro d'entreprise. Voir trouver un identifiant Peppol.

Les étapes

Choisissez un point d'accès et enregistrez votre entreprise. Vous obtenez ainsi votre propre identifiant Peppol, sur lequel vous pouvez aussi recevoir des factures.
Créez la facture dans votre logiciel de facturation et faites-en un fichier UBL. Vérifiez le numéro, la date, les numéros de TVA, les montants et les taux de TVA, car le fichier est validé automatiquement.
Cherchez l'identifiant Peppol de votre client, ou déduisez-le de son numéro d'entreprise ou de TVA.
Envoyez la facture via le point d'accès. Il cherche dans l'annuaire où votre client est joignable et transmet le fichier.
Contrôlez le statut. Vous voyez dans votre point d'accès si la facture a été livrée. En cas d'erreur, vous recevez en général un message qui explique pourquoi.

Que se passe-t-il en chemin ?

Votre point d'accès demande d'abord à l'annuaire central (SML et SMP) si l'identifiant Peppol de votre client existe et quels documents il peut recevoir. Si oui, la facture part de façon sécurisée (via AS4) vers le point d'accès de votre client, qui la dépose dans sa comptabilité. Vous et votre client n'avez pas besoin d'avoir le même prestataire.

Et si l'envoi échoue ?

Votre client n'est pas sur Peppol ou ne peut pas recevoir ce type de document. Vous pouvez alors remettre la facture autrement, par exemple en PDF par e-mail (votre client doit être d'accord). Demandez aussi le bon identifiant Peppol.
L'identifiant Peppol est incorrect. Une faute de frappe ou un mauvais numéro est la cause la plus fréquente.
La facture est rejetée par la validation, par exemple à cause d'un numéro de TVA manquant ou de montants qui ne s'additionnent pas. Corrigez et renvoyez.

À la main ou automatiquement ?

À la main, c'est possible via le portail de votre point d'accès : vous téléversez un fichier et vous l'envoyez. Cela suffit pour quelques factures par mois. Avec une boutique en ligne qui a des clients professionnels, vous voulez que cela se fasse tout seul. PeppolKit crée la facture avec la bonne TVA à chaque commande payée, vérifie le numéro de TVA du client dans VIES et envoie la facture via Peppol si le client est joignable ; sinon, un PDF part par e-mail. Voir les tarifs : la formule gratuite couvre 10 factures par mois.

Pour savoir si votre client doit recevoir la facture via Peppol, lisez la facturation électronique en Belgique.

Questions fréquentes

Puis-je simplement envoyer une facture Peppol par e-mail ?

Non. Un PDF par e-mail n'est pas une facture électronique structurée. Pour les ventes B2B belges, vous envoyez un fichier UBL via un point d'accès Peppol, et vous pouvez y joindre un PDF pour la lisibilité.

Ai-je besoin de mon propre point d'accès ?

Il vous faut un accès à un point d'accès, directement ou via votre logiciel de facturation. De nombreux logiciels, dont PeppolKit, gèrent ce raccordement avec un partenaire.

Mon client doit-il utiliser le même point d'accès ?

Non. Peppol est un réseau ouvert : tout point d'accès certifié peut envoyer vers n'importe quel autre.

Combien de temps faut-il pour qu'une facture Peppol soit livrée ?

En général quelques minutes, parfois quelques heures. Vous voyez le statut dans votre point d'accès ou votre logiciel de facturation.

PeppolKit par plateforme : Shopify, WooCommerce, PrestaShop, bol.com et Lightspeed (liste d'attente). Voyez comment cela fonctionne pour votre boutique.

Laissez Peppol à PeppolKit.

Installez PeppolKit et vos clients professionnels reçoivent leur facture via Peppol, sans que vous ayez à gérer quoi que ce soit avec le réseau.

Choisir votre plateforme Commencez gratuitement avec 10 factures par mois.

Explication à titre d'orientation, pas un conseil fiscal.