Een Peppol-factuur versturen: zo werkt het
Een Peppol-factuur versturen is geen e-mail met een bijlage. De factuur gaat als gestructureerd bestand via een gecertificeerd access point naar het access point van je klant. Dit zijn de stappen.
Wat heb je nodig?
- Een access point. Dat is de gecertificeerde aanbieder die je aansluit op het Peppol-netwerk. Je verstuurt niet zelf, het access point doet dat voor je. Lees meer in wat een Peppol access point is.
- Een factuur als gestructureerd bestand. In Europa is dat meestal een UBL-xml-bestand volgens Peppol BIS Billing 3.0. Een pdf alleen is geen e-factuur.
- Het Peppol ID van je klant. Voor Belgische bedrijven is dat bijna altijd 0208 plus het ondernemingsnummer. Zie Peppol ID opzoeken.
De stappen
- Kies een access point en registreer je bedrijf. Daarmee krijg je zelf een Peppol ID waarop je ook facturen kunt ontvangen.
- Maak de factuur in je facturatiesoftware en laat er een UBL-bestand van maken. Controleer dat nummer, datum, btw-nummers, bedragen en btw-tarieven kloppen, want het bestand wordt automatisch gevalideerd.
- Zoek het Peppol ID van je klant op, of leid het af uit het ondernemingsnummer of btw-nummer.
- Verstuur de factuur via het access point. Dat zoekt in het adresregister op waar je klant bereikbaar is en stuurt het bestand door.
- Controleer de status. Je ziet in je access point of de factuur is afgeleverd. Bij een fout krijg je meestal een melding waarom.
Wat gebeurt er onderweg?
Je access point vraagt eerst in het centrale adresregister (SML en SMP) of het Peppol ID van je klant bestaat en welke documenten het kan ontvangen. Is dat zo, dan gaat de factuur beveiligd (via AS4) naar het access point van je klant, dat hem in de boekhouding van je klant laat landen. Jij en je klant hoeven niet bij dezelfde aanbieder te zitten.
Wat als versturen mislukt?
- Je klant staat niet op Peppol of kan dit documenttype niet ontvangen. Je mag de factuur dan op een andere manier bezorgen, bijvoorbeeld als pdf per e-mail (je klant moet daarmee akkoord gaan). Vraag ook naar het juiste Peppol ID.
- Het Peppol ID klopt niet. Een typfout of het verkeerde nummer is de meest voorkomende oorzaak.
- De factuur wordt afgekeurd door de validatie, bijvoorbeeld door een ontbrekend btw-nummer of bedragen die niet optellen. Corrigeer en verstuur opnieuw.
Met de hand of automatisch?
Met de hand kan, via het portaal van je access point: je uploadt een bestand en verstuurt. Dat werkt bij een paar facturen per maand. Heb je een webshop met zakelijke klanten, dan wil je dat het vanzelf gaat. PeppolKit maakt bij elke betaalde bestelling de factuur met de juiste btw, controleert het btw-nummer van je klant bij VIES en verstuurt de factuur via Peppol als je klant daar bereikbaar is. Anders gaat er een pdf per e-mail. Bekijk de prijzen, het gratis plan dekt 10 facturen per maand.
Of je klant je factuur überhaupt via Peppol moet krijgen, lees je in e-facturatie in België.
Veelgestelde vragen
Kan ik een Peppol-factuur gewoon per e-mail sturen?
Nee. Een pdf per e-mail is geen gestructureerde e-factuur. Voor Belgische B2B-verkopen verstuur je een UBL-bestand via een Peppol access point, en je kunt er een pdf bij sturen voor de leesbaarheid.
Heb ik zelf een access point nodig?
Je hebt toegang tot een access point nodig, direct of via je facturatiesoftware. Veel pakketten, ook PeppolKit, regelen die aansluiting met een partner.
Moet mijn klant bij hetzelfde access point zitten?
Nee. Peppol is een open netwerk: elk gecertificeerd access point kan naar elk ander sturen.
Hoe lang duurt het voordat een Peppol-factuur is afgeleverd?
Meestal binnen enkele minuten, soms enkele uren. Je ziet de status in je access point of facturatiesoftware.
PeppolKit per platform: Shopify, WooCommerce, PrestaShop, bol.com en Lightspeed (wachtlijst). Zo werkt het voor jouw webshop.
Laat Peppol aan PeppolKit over.
Installeer PeppolKit en je zakelijke klanten krijgen hun factuur via Peppol, zonder dat jij iets met het netwerk hoeft te regelen.
Kies je platform Begin gratis met 10 facturen per maand.Uitleg ter oriëntatie, geen fiscaal advies.