Veelgestelde vragen

Peppol is een internationaal netwerk waarlangs bedrijven gestructureerde e-facturen naar elkaar sturen, beheerd door de vereniging OpenPeppol. Een Peppol-factuur is geen pdf maar een bestand dat de boekhouding van je klant automatisch inleest. In België is het sinds 2026 de standaard voor facturen tussen bedrijven. Lees de uitleg in gewone taal.

Een access point is een aanbieder die door OpenPeppol is gecertificeerd om facturen over het netwerk te sturen en te ontvangen. Je hebt toegang tot een access point nodig, maar je regelt dat niet zelf: PeppolKit werkt samen met de gecertificeerde access points Recommand en Peppyrus. Jij en je klant hoeven niet bij dezelfde aanbieder te zitten. Meer over access points.

Het Peppol ID is het adres van een bedrijf op het netwerk: een code van vier cijfers plus een nummer, zoals 0208:0123456789. Een Belgisch bedrijf staat bijna altijd onder 0208 met het ondernemingsnummer, een Nederlands bedrijf onder 0106 (KvK-nummer) of 9944 (btw-nummer). Je hoeft het niet op te zoeken: PeppolKit leidt het adres af uit het btw-nummer dat je klant bij de bestelling opgeeft en kijkt na of het op Peppol bestaat (een Nederlands bedrijf dat alleen onder zijn KvK-nummer staat, vindt PeppolKit zo niet). Zelf even controleren kan met de gratis Peppol-controle; hoe het werkt staat in Peppol ID opzoeken.

Een pdf is voor mensen leesbaar. Een Peppol-e-factuur is een gestructureerd UBL-bestand (XML) volgens Peppol BIS Billing 3.0 en de Europese norm EN 16931, dat via een access point in de boekhouding van je klant terechtkomt zonder overtikken. PeppolKit maakt van elke factuur allebei en controleert het bestand vooraf met de officiële regels.

Het netwerk zelf is open, maar het access point en de software die de factuur maakt kosten meestal geld. Bij PeppolKit zijn 10 facturen per maand gratis, zonder einddatum; op het gratis plan verstuur je via Peppol met je eigen gratis Peppyrus-account (op Shopify zijn 5 verzendingen per maand inbegrepen). Betaalde plannen beginnen bij € 9 per maand. Wat kost Peppol voor een webshop?

Ben je in België gevestigd en btw-plichtig, dan moet je sinds 1 januari 2026 voor verkopen aan andere Belgische btw-plichtige bedrijven een gestructureerde e-factuur sturen, in de praktijk via Peppol (Peppol BIS Billing 3.0). Verkoop je alleen aan consumenten, dan hoef je geen e-facturen te sturen. Beslisboom: moet je webshop Peppol gebruiken?

Nee, alleen voor facturen tussen bedrijven (B2B). Consumenten krijgen gewoon een factuur zoals nu, bijvoorbeeld als pdf per e-mail; die gaat nooit via Peppol. Bestelt iemand zakelijk en geeft hij een btw- of ondernemingsnummer op, dan is het wel een B2B-verkoop, dus vraag dat nummer in je kassa.

Uitgezonderd zijn onder meer ondernemingen die alleen vrijgestelde handelingen zonder recht op aftrek verrichten en buitenlandse ondernemingen zonder vaste inrichting in België; gefailleerde btw-plichtigen en btw-plichtigen onder de forfaitaire regeling (artikel 56 Btw-Wetboek) hoeven alleen niet te versturen. Een eenmanszaak valt in principe gewoon onder de verplichting, ook met de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (omzet tot € 25.000), en landbouwers onder de bijzondere landbouwregeling ook, minstens voor het ontvangen van facturen. De uitzonderingen verschillen voor versturen en ontvangen, dus controleer je situatie bij de FOD Financiën of je boekhouder. E-facturatie in België

Sinds 1 april 2026 kunnen boetes worden opgelegd aan ondernemingen die niet over de technische middelen beschikken om e-facturen te versturen en te ontvangen: € 1.500 bij een eerste vaststelling, € 3.000 bij een tweede en € 5.000 bij elke volgende. Een volgende overtreding telt pas mee als ze minstens drie maanden na de vorige is vastgesteld. De tolerantieperiode van januari tot en met maart 2026, voor wie aantoonbaar bezig was met de overstap, is voorbij.

Ja. Een Belgische btw-plichtige die onder de verplichting valt, moet e-facturen via Peppol kunnen ontvangen, ook als je alleen aan consumenten verkoopt en de facturen van je leveranciers daarvoor binnenkomen. Dat regel je meestal via je boekhoudpakket of bij een access point.

Nee, PeppolKit verstuurt je verkoopfacturen, maar ontvangt geen aankoopfacturen voor je. In het dashboard van Belgische verkopers staat wel een controle of je Peppol ID e-facturen kan ontvangen, met de tip om eerst je boekhouder te vragen en met gratis opties, zoals een gratis account bij Peppyrus. Versturen via PeppolKit en ontvangen bij een andere aanbieder gaan prima samen; je Peppol ID kan wel maar bij één aanbieder tegelijk ontvangen.

Ja, een pdf mag je extra meesturen voor de leesbaarheid, en PeppolKit mailt hem standaard naar je klant. De gestructureerde e-factuur via Peppol is het document waar het om gaat: een pdf alleen volstaat voor een binnenlandse verkoop tussen Belgische btw-plichtigen in principe niet meer.

Dan mag je de factuur op een andere manier bezorgen; gebeurt dat elektronisch, bijvoorbeeld als pdf per e-mail, dan moet je klant daarmee akkoord gaan. PeppolKit kijkt bij elke zakelijke bestelling of je klant op Peppol bereikbaar is, en mailt anders de pdf met het UBL-bestand erbij. Vraag je klant ook naar zijn Peppol ID, want Belgische btw-plichtigen moeten e-facturen kunnen ontvangen.

In principe niet: de Belgische verplichting geldt voor btw-plichtigen die in België gevestigd zijn, niet voor een Nederlandse webshop zonder Belgische vestiging. Belgische bedrijven moeten zelf wel e-facturen kunnen ontvangen, vragen er steeds vaker om en verwerken een Peppol-factuur zonder overtikken. Twijfel je, bijvoorbeeld door een magazijn of kantoor in België, overleg dan met je boekhouder. Nederlandse webshop met Belgische klanten

Nog niet. Een vergelijkbare verplichting voor zakelijke facturen is gepland rond 2030; de precieze invulling volgt nog. Wie nu al via Peppol werkt, is straks voorbereid. Controleer de actuele stand bij de Belastingdienst of je boekhouder.

Een Factur-X: een gewone pdf met de factuurgegevens erin, die hun boekhouding automatisch inleest. In Duitsland heet hetzelfde formaat ZUGFeRD. Elk bedrijf daar zonder Peppol-adres krijgt hem vanzelf per e-mail, op elk plan en zonder meerprijs. Factur-X en ZUGFeRD

Voor zover wij weten niet, zolang je niet in die landen gevestigd bent: de Franse en Duitse regels gelden voor bedrijven die daar gevestigd zijn. In Frankrijk moet elk Frans btw-plichtig bedrijf sinds 1 september 2026 e-facturen kunnen ontvangen, en vanaf 1 september 2027 moeten ook kmo's ze versturen. In Duitsland geldt het ontvangen sinds 1 januari 2025 en wordt versturen stap voor stap verplicht, voor iedereen vanaf 2028, alleen als verkoper en koper allebei in Duitsland gevestigd zijn. Heb je daar een vestiging of een eigen btw-nummer, overleg dan met je boekhouder.

PeppolKit is gemaakt voor verkopers in Nederland en België; de WooCommerce-plugin vraagt dat de verkoper in een van die twee landen gevestigd is. Je klanten mogen overal zitten: PeppolKit past btw verlegd toe voor EU-bedrijven, OSS of de drempel van € 10.000 voor consumenten in andere EU-landen, en de exportregels buiten de EU.

Verkoop je goederen aan een bedrijf met een geldig btw-nummer in een ander EU-land, dan is dat een intracommunautaire levering tegen 0% btw, op voorwaarde dat de goederen echt naar dat land gaan, je dat kunt aantonen en je de levering opgeeft in je opgaaf intracommunautaire prestaties. Een Belgische webshop die aan een Belgisch bedrijf verkoopt, rekent gewoon Belgische btw (bijvoorbeeld 21%); verlegging binnen België geldt alleen in specifieke gevallen. Btw verlegd naar Belgische bedrijven

PeppolKit controleert het btw-nummer van een zakelijke klant bij elke bestelling live bij VIES, de btw-databank van de Europese Commissie. Is het nummer niet geldig, dan behandelt PeppolKit de klant voor de btw als consument en staat er btw op de factuur. Is VIES even niet bereikbaar, dan probeert PeppolKit het een paar keer opnieuw; lukt het niet, dan staat er btw op de factuur en zie je een waarschuwing.

Dat verschilt per platform. Op Shopify voeg je het PeppolKit-blok met een btw-nummerveld toe in de thema-editor, WooCommerce krijgt een btw-veld in de klassieke kassa en de blokkenkassa, in PrestaShop zet je het btw-nummerveld aan in het adresformulier en in Lightspeed zet je het veld Btw-nummer in de checkout aan. Bij bol.com geeft bol zelf het btw- of ondernemingsnummer van zakelijke klanten door.

Je eigen btw-nummer, dat van je klant en een vermelding waarom er geen btw is gerekend, zoals ‘Intracommunautaire levering, vrijgesteld op grond van artikel 138 van Richtlijn 2006/112/EG’ voor goederen of ‘Btw verlegd, artikel 196 van Richtlijn 2006/112/EG’ voor diensten. PeppolKit zet die gegevens op de factuur en geeft de regels in het Peppol-bestand de juiste btw-categorie (K of AE).

Verkoop je aan consumenten in andere EU-landen en kom je boven € 10.000 per jaar (alle landen samen), dan reken je de btw van het land van je klant; met OSS doe je daarvoor één aangifte per kwartaal bij je eigen belastingdienst. PeppolKit zet het juiste tarief op de factuur en waarschuwt als je de drempel nadert of passeert. De OSS-aangifte zelf doet PeppolKit niet: die doe je zelf of via je boekhouder, bijvoorbeeld met de maandelijkse ZIP als basis. OSS voor webshops

PeppolKit maakt de factuur met verlegde btw, maar het bedrag dat je klant betaalde komt uit je webshop. Rekende je webshop toch btw, dan waarschuwt PeppolKit bij de bestelling, zodat je het verschil kunt terugbetalen of een btw-vrijstelling voor die klant kunt instellen. Op WooCommerce rekent de kassa bij een geldig nummer uit een ander EU-land meteen 0% btw.

PeppolKit maakt een factuur met de juiste btw en een doorlopend nummer en controleert die met de officiële EN 16931- en Peppol BIS 3.0-regels. Een zakelijke klant op Peppol krijgt hem via een gecertificeerd access point, en je klant krijgt hem als pdf per e-mail (bij bol.com zet PeppolKit de pdf bij de bestelling in bol.com). Bij een terugbetaling volgt automatisch een creditnota.

WooCommerce en PrestaShop 8 en 9 kun je nu als zip downloaden op de site; de WooCommerce-plugin is ingediend bij WordPress.org en wordt beoordeeld, de PrestaShop-module staat nog niet in Addons. bol.com koppel je met API-sleutels. De Shopify-app wordt beoordeeld door Shopify en Lightspeed eCom staat op de wachtlijst: laat je e-mailadres achter en je krijgt één e-mail zodra je kunt installeren.

Consumenten krijgen een gewone factuur als pdf per e-mail; die gaat nooit via Peppol en kost nooit extra. PeppolKit controleert ook die facturen op de Europese norm. Een klant telt als zakelijk zodra hij een btw- of ondernemingsnummer opgeeft.

Standaard kiest PeppolKit per klant: Nederlands voor Nederland en Vlaanderen, Frans voor Wallonië, Brussel en Frankrijk, en Engels voor de rest. De factuur en de e-mail zijn dan in dezelfde taal. Liever één vaste taal? Dan stel je in dat facturen altijd in het Nederlands, Frans of Engels gaan.

Facturen krijgen een doorlopend nummer per jaar, zonder gaten, zoals 2026-00001, en je kunt er een vast voorvoegsel voor instellen. Creditnota's komen uit dezelfde reeks en verwijzen naar de oorspronkelijke factuur. Wijzig het voorvoegsel niet midden in het jaar.

Betaal je een bestelling (deels) terug, dan maakt PeppolKit automatisch een creditnota voor het terugbetaalde deel, die verwijst naar de oorspronkelijke factuur. Dat geldt voor een terugbetaling in Shopify of WooCommerce, een creditslip in PrestaShop en een retour die bol.com terugbetaalt. Je klant krijgt de creditnota per e-mail en, als het een bedrijf op Peppol is, ook via het netwerk. Creditnota via Peppol

Eenmalig, ja. Je kiest hoe je verstuurt: via je eigen gratis Peppyrus-account, of via PeppolKit zelf, binnen het aantal verzendingen van je plan, waarbij een bevoegd persoon van je bedrijf eenmalig zijn identiteit bevestigt bij onze partner Recommand. Daarna gaat elke factuur aan een zakelijke klant op Peppol vanzelf. Consumenten en klanten die niet op Peppol staan krijgen een pdf per e-mail.

Lukt Peppol niet, dan blijft de factuur gewoon bestaan en gaat hij per e-mail naar je klant. Je ziet per factuur de status en kunt de mail opnieuw sturen of het opnieuw via Peppol proberen. Voldoet een factuur niet aan de officiële regels, dan zie je welke regel en waarom, en mislukt een Peppol-verzending of factuurmail dan krijgt ons team een melding.

Ja. Je uploadt je logo (png of jpg, maximaal 300 KB) en kiest een huiskleur; die staan op de pdf-factuur en bovenaan de e-mail aan je klant. Met een voorbeeldfactuur zie je vooraf hoe het eruitziet.

Ja, tot 10 facturen per maand betaal je niets, zonder einddatum en zonder betaalgegevens. Btw-regels, creditnota's, de pdf en het UBL-bestand zitten er gewoon in. Is je maandlimiet bereikt, dan maakt PeppolKit tot de volgende maand geen nieuwe facturen meer, tenzij je een betaald plan kiest; bij WooCommerce blijven die bestellingen bewaard en maak je de facturen daarna met één klik.

Starter heeft er 25 per maand, Groei 100 en Pro 300, op elk platform. Op het gratis plan verstuur je via je eigen gratis Peppyrus-account (tot 100 per maand; de voorwaarden bepaalt Peppyrus zelf), en op Shopify zijn 5 verzendingen per maand inbegrepen. Facturen aan consumenten tellen nooit mee; creditnota's aan bedrijven op Peppol wel.

Boven je plan kost een extra verzending € 0,30 op WooCommerce, PrestaShop, Lightspeed en bol.com, en $0,35 op Shopify. Je stelt zelf een maandelijks maximum in (op Shopify keur je maximaal $50 per maand goed); is dat bereikt, dan wacht Peppol tot de volgende maand terwijl de factuur en de mail gewoon doorgaan. Je krijgt een e-mail bij 80% van je verzendingen en zodra de extra verzendingen beginnen.

Op Shopify betaal je in dollars via je Shopify-factuur ($9, $19 of $49 per maand) en kun je elk betaald plan 14 dagen gratis proberen. Op WooCommerce, PrestaShop, Lightspeed en bol.com betaal je in euro (€ 9, € 19 of € 49) maandelijks via Mollie; daar is geen proefperiode, maar begin je met het gratis plan. Alle prijzen zijn exclusief btw.

Ja, op elk moment. In Shopify verwijder je de app; bij WooCommerce, PrestaShop, Lightspeed en bol.com zeg je op in je PeppolKit-dashboard, waarna er niet meer wordt afgeschreven en je terugvalt op het gratis plan. Op de euro-platformen wordt de maand die je al betaalde niet terugbetaald. Download je facturen vooraf als je ze wilt bewaren.

Belgische kleine ondernemingen en zelfstandigen mogen de kosten van e-facturatiesoftware voor de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027 voor 120% van het bedrag aftrekken; periodieke abonnementskosten zoals die van PeppolKit vallen daar volgens de omschrijving van de FOD Financiën onder. Leg je boekhouder de facturen voor, want de voorwaarden hangen af van je situatie. Voor Nederlandse ondernemers geldt de maatregel niet. 120% kostenaftrek

Op versleutelde opslag bij Google Cloud in Nederland (EU), met dagelijkse versleutelde back-ups in de EU. Alle verbindingen zijn versleuteld (TLS) en de toegang tot de productieomgeving is beperkt tot geautoriseerde beheerders met tweestapsverificatie. PeppolKit verwerkt geen betaalgegevens zoals kaartnummers. Privacyverklaring

Alleen met de partijen die nodig zijn om je factuur te maken en te bezorgen: Google Cloud (hosting), Brevo (de factuurmail aan je klant), Cloudflare (beveiligde verbinding), Recommand en Peppyrus (Peppol-verzending, alleen als je Peppol aanzet en je klant op Peppol zit; Peppyrus alleen via je eigen account), Mollie (abonnementen buiten Shopify), bol.com (alleen als je bol.com koppelt) en VIES (alleen het btw-nummer). Geen marketing, geen profilering en geen verkoop van gegevens.

Voor de gegevens van jouw klanten ben jij als winkelier de verwerkingsverantwoordelijke en is Kadeworks (PeppolKit) de verwerker: we verwerken ze alleen in jouw opdracht, om facturen te maken. Onze voorwaarden gelden samen met de privacyverklaring als verwerkersovereenkomst. Voor je eigen bedrijfsgegevens is Kadeworks zelf verantwoordelijk. Jij blijft verantwoordelijk voor de juistheid van je facturen en je btw-aangifte.

Nee. PeppolKit is de handelsnaam van Kadeworks (KvK 42214201, Bussum) en verstuurt via gecertificeerde access points van partners in België, Recommand en Peppyrus; PeppolKit zelf is niet verbonden aan, goedgekeurd door of gecertificeerd door OpenPeppol. Voor de activering via Recommand doen we eenmalig een identiteitscontrole van je bedrijf. Vragen beantwoordt een mens binnen één werkdag via support@peppolkit.com.

Elke maand kun je een zip downloaden met alle facturen en creditnota's van die maand als pdf en UBL-bestand, plus een overzicht (csv) dat je in Excel opent. Daarmee heeft je boekhouder alles in één keer.

PeppolKit maakt een standaard UBL-bestand (Peppol BIS Billing 3.0), en veel boekhoudpakketten kunnen UBL importeren. We hebben geen officiële koppelingen en kunnen dus niet beloven dat jouw pakket het bestand inleest; controleer bij je pakket of boekhouder of de import werkt.

PeppolKit kan elk document na het maken mailen naar een e-mailadres dat jij opgeeft: één e-mail per factuur of creditnota, met als enige bijlage het UBL-bestand waar de pdf in zit. Je stelt dat adres in bij Boekhouding in het PeppolKit-dashboard (WooCommerce, PrestaShop, Lightspeed en bol.com; in de Shopify-app nog niet). Dit is nog niet getest met echte inboxen van boekhoudpakketten, dus controleer bij je eerste factuur of je pakket hem als verkoopfactuur inleest. PeppolKit ziet alleen dat de mail is verzonden, niet of je pakket hem heeft verwerkt.

In Nederland en België bewaar je facturen 7 jaar, bij verkopen via OSS 10 jaar. PeppolKit bewaart je facturen zolang je de app gebruikt: verwijder je de app in Shopify, dan wissen we je gegevens 48 uur later, bij de andere platformen 30 dagen nadat je de koppeling verbreekt (koppel je binnen die 30 dagen opnieuw, dan blijft alles bewaard). Exporteer je facturen dus vóór je stopt. Wat er op een factuur moet staan